Como Criar um Relatório de Usuários Inativos com Licença no Microsoft 365 Usando PowerShell

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Fala pessoal, tudo bem com vocês? No post de hoje eu vou mostrar como usar PowerShell para identificar licenças do Microsoft 365 que estão paradas e custando dinheiro à toa para sua empresa.

Recentemente, recebi mensagens de profissionais que reclamam sobre como é difícil controlar essas licenças e evitar gastos desnecessários. A boa notícia? Dá para automatizar isso com PowerShell, e eu vou mostrar como.

Antes de começar, já vou avisar que não é algo super simples, mas é totalmente possível e vai te ajudar demais, especialmente se você não quer perder tempo fazendo isso tudo na mão, todo mês.

Por que identificar licenças ociosas é importante?


Você já parou para pensar quantas licenças do Microsoft 365 sua empresa paga e que não estão sendo usadas? Isso pode representar um gasto enorme todo mês, porque essas licenças ficam ativas mesmo sem uso.

Se o financeiro souber quais licenças estão paradas, pode cancelar essas assinaturas e economizar um bom dinheiro. Além disso, ajuda na segurança, porque menos contas ativas significam menos riscos.

O poder do PowerShell para resolver isso

Com PowerShell, você pode consultar o Microsoft 365, identificar quais usuários têm licença e não acessaram nada nos últimos 90 dias (ou outro período que desejar). Depois, gerar um relatório fácil de entender, em HTML, para mostrar para o financeiro ou seu gestor.

E o melhor: você pode agendar essa verificação para rodar automaticamente, sem precisar lembrar disso todo mês.

Pré-requisitos para rodar o script

Antes de rodar o script que vou mostrar, você precisa ter:

  • Uma conta com permissões de administrador no Microsoft 365 (Azure AD).
  • PowerShell 7 ou superior instalado na sua máquina.
  • O módulo Microsoft.Graph para PowerShell instalado (o script já verifica e instala se não tiver).
  • Conexão com a internet ativa.
  • Permissão para usar o Microsoft Graph API com o escopo User.Read.All.

O script que faz isso tudo pra você

Abaixo está o script completo. Ele conecta no Microsoft 365, busca os usuários com licenças e que não acessaram os serviços nos últimos 90 dias, e cria um relatório em HTML bem organizado.

<#
.DESCRIPTION
    Script para gerar um relatório de usuários do Microsoft 365 que possuem licenças atribuídas, mas não acessaram a conta nos últimos 90 dias. 
    O relatório é gerado em formato HTML e salvo na pasta atual.
.AUTHOR
    Paulo Costa

.EXAMPLE
   .\relatorio365lic.ps1
    Executa o script para gerar o relatório de usuários inativos com licenças atribuídas.

.PREREQUISITES
    - Módulo Microsoft.Graph instalado.
    - Permissões de leitura de usuários no Microsoft Graph (User.Read.All).
    - PowerShell 7.0 ou superior recomendado.
    - Compatível com PowerShell 5.1, mas com limitações de performance.
#>

if (-not (Get-Module -ListAvailable -Name Microsoft.Graph)) {
    Write-Host "Módulo Microsoft.Graph não encontrado. Instalando..." -ForegroundColor Yellow
    Install-Module Microsoft.Graph -Scope CurrentUser -Force
}

Import-Module Microsoft.Graph

Write-Host "Conectando ao Microsoft Graph..." -ForegroundColor Cyan
Connect-MgGraph -Scopes User.Read.All

$DataCorte = (Get-Date).AddDays(-90)

Write-Host "Buscando usuários com licenças e inativos há mais de 90 dias..." -ForegroundColor Cyan

$usuarios = Get-MgUser -All -Property DisplayName, UserPrincipalName, AssignedLicenses, SignInActivity

$UsuariosInativos = $usuarios | Where-Object {
    $_.AssignedLicenses.Count -gt 0 -and (
        $_.SignInActivity.LastSignInDateTime -eq $null -or 
        [datetime]$_.SignInActivity.LastSignInDateTime -lt $DataCorte
    )
}

if ($UsuariosInativos.Count -eq 0) {
    Write-Host "Nenhum usuário inativo encontrado com licença atribuída." -ForegroundColor Green
    exit
}

$htmlReport = @"
<html>
<head>
    <title>Relatório de Licenças Microsoft 365 Inativas</title>
    <style>
        body { font-family: Arial, sans-serif; background-color:#f4f4f4; }
        table { border-collapse: collapse; width: 100%; background-color: #fff; }
        th, td { padding: 12px; border: 1px solid #ddd; text-align: left; }
        th { background-color: #0078d4; color: white; }
        tr:hover { background-color: #e1f5fe; }
    </style>
</head>
<body>
    <h2>Relatório de Licenças Microsoft 365 Inativas (mais de 90 dias)</h2>
    <p><strong>Empresa:</strong> Paulo Costa TI</p>
    <p><strong>Data:</strong> $(Get-Date -Format 'dd/MM/yyyy')</p>
    <p><strong>Gerado por:</strong> $env:USERNAME</p>
    <table>
        <tr>
            <th>Nome</th>
            <th>Email</th>
            <th>Último Login</th>
        </tr>
"@

foreach ($user in $UsuariosInativos) {
    $lastSignIn = if ($user.SignInActivity.LastSignInDateTime) {
        [datetime]$user.SignInActivity.LastSignInDateTime
    } else {
        "Nunca"
    }

    $htmlReport += @"
        <tr>
            <td>$($user.DisplayName)</td>
            <td>$($user.UserPrincipalName)</td>
            <td>$lastSignIn</td>
        </tr>
"@
}

$htmlReport += @"
    </table>
</body>
</html>
"@

$reportPath = Join-Path -Path $PWD -ChildPath "LicencasInativas_$(Get-Date -Format 'yyyyMMdd_HHmmss').html"
$htmlReport | Out-File -FilePath $reportPath -Encoding UTF8

Write-Host "Relatório gerado com sucesso em: $reportPath" -ForegroundColor Green

Exemplo do relatório:

Como usar:

  1. Abra o PowerShell 7 ou superior como administrador.
  1. Abra o PowerShell 7 ou superior como administrador.
  2. Copie e cole o script ou salve num arquivo .ps1.
  3. Execute o script. Ele vai pedir para você se conectar no Microsoft 365.
  4. Após a conexão, ele vai gerar um relatório HTML na pasta onde você rodou o script.
  5. Abra o arquivo HTML no navegador e veja as licenças que estão inativas.

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